A transformação digital já deixou de ser tendência. Ela é uma exigência real para empresas que desejam produtividade, segurança e competitividade. E quando o assunto é organização de documentos e gestão de e-mails, o Shareasy surge como uma ferramenta indispensável. 

Desenvolvido pela RE9, o Shareasy integra o Microsoft Outlook ao SharePoint, oferecendo uma solução em nuvem prática, segura e pensada para escritórios que não podem perder tempo. E é exatamente sobre isso que vamos falar neste conteúdo: como a nuvem, aliada ao Shareasy, resolve problemas reais e entrega resultados concretos. 

A bagunça digital está travando o crescimento da sua equipe? 

De acordo com pesquisas feitas pela Medium, informações apontam que: 

“As soluções em nuvem podem ser significativamente mais baratas que as locais, com estimativas indicando que podem ser de 60% a 70% mais econômicas e até 3 vezes mais eficientes”. 

Imagine quantas vezes alguém do seu time procurou um documento por minutos (ou horas) e ainda assim não encontrou. Além disso, considere os riscos envolvidos em manter arquivos importantes espalhados por locais diferentes, com versões desencontradas ou até mesmo sem nenhum tipo de backup. Como resultado, essa desorganização digital compromete seriamente a produtividade e aumenta consideravelmente os riscos operacionais.

Além disso, o vai e vem de anexos por e-mail, sem controle de versão ou histórico, gera retrabalho, insegurança jurídica e perda de tempo. 

Desorganização custa caro, mesmo que você não perceba 

Quando a empresa não adota ferramentas adequadas para armazenar e gerenciar documentos, o tempo gasto em tarefas manuais dispara. E tempo, como você já sabe, é dinheiro. Pior ainda, a falta de controle sobre arquivos e e-mails pode expor informações sensíveis e colocar em risco a reputação da empresa. 

Se você ainda depende de sistemas ultrapassados, armazenamento local ou processos desconectados, saiba que sua operação pode estar mais vulnerável do que você imagina. E isso vale especialmente para empresas que lidam com dados estratégicos, como os escritórios de advocacia. 

Soluções em nuvem: mais que armazenamento, um novo jeito de trabalhar 

Adotar soluções em nuvem não significa apenas colocar arquivos fora do computador. Significa mudar a cultura da empresa e incorporar processos que aumentam a produtividade, a segurança e a colaboração. 

Com o Microsoft 365, por exemplo, a RE9 entrega um pacote completo de produtividade em nuvem. Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Copilot e outras ferramentas trabalham de forma integrada para criar um ambiente digital moderno e eficiente. Tudo isso com backup, controle de acesso, versionamento automático e conformidade com a LGPD. 

Mas a RE9 vai além do básico. Com o Shareasy, ela leva essa integração para dentro do e-mail, otimizando ainda mais a rotina do time. 

Shareasy: leve o poder da nuvem para dentro do Outlook 

O Shareasy foi criado pela RE9 para resolver um problema real: a dificuldade de organizar e-mails e documentos no ambiente jurídico. Com ele, o usuário acessa as pastas do SharePoint diretamente no Outlook, sem precisar abrir várias janelas ou navegar entre plataformas. 

Confira o que ele permite fazer: 

• Salvar e-mails e anexos direto no SharePoint, com poucos cliques 

• Criar novos e-mails com documentos vindos da nuvem 

• Visualizar e organizar arquivos sem sair do Outlook 

• Marcar pastas e documentos favoritos 

• Compactar e renomear arquivos 

• Garantir que tudo esteja sempre atualizado com visualização sincronizada 

Essas funcionalidades tornam o fluxo de trabalho mais fluido, reduzem falhas humanas e garantem que todos os documentos estejam no lugar certo, com o controle adequado de quem acessa e edita. 

Por que o Shareasy é diferente de tudo que você já viu 

A maioria das ferramentas de nuvem exige que o usuário alterne entre programas ou siga fluxos complicados. O Shareasy elimina essa fricção. Pois, ele foi pensado para usuários que precisam de agilidade, simplicidade e segurança. 

Além disso, o Shareasy é exclusivo da RE9. Isso significa que o cliente tem acesso a um suporte completo, consultoria especializada e atualizações constantes feitas por quem entende do assunto. 

E mais: ele se integra perfeitamente com toda a estrutura em nuvem oferecida pela RE9, criando um ecossistema digital coeso, produtivo e confiável. 

Está na hora de mudar sua relação com os documentos 

Se o seu escritório ainda gasta tempo organizando e-mails manualmente ou buscando documentos perdidos em pastas desconectadas, o Shareasy é para você. Com ele, sua equipe ganha tempo, reduz erros e trabalha de forma muito mais estratégica. 

Fale com a RE9 e veja como podemos implantar essa solução no seu ambiente. A transformação começa com um clique. 

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A gestão de tecnologia da informação exige conhecimento técnico, dedicação de tempo, constante atualização e investimentos estratégicos. Para pequenas e médias empresas, especialmente no setor jurídico, esse cenário, embora comum, pode rapidamente se tornar um verdadeiro obstáculo para o crescimento. Por isso, é fundamental considerar alternativas que tornem essa gestão mais simples, eficiente e acessível. Nesse contexto, o outsourcing de TI surge como uma solução eficaz, inteligente e perfeitamente alinhada às necessidades do mercado atual.

Quando a tecnologia se torna um problema silencioso 

Muitos escritórios de advocacia e empresas de médio porte enfrentam dificuldades crescentes com seus departamentos de TI. Com o passar do tempo, essas dificuldades se acumulam e começam a comprometer a operação como um todo. As dores são sempre as mesmas: suporte lento, ferramentas desconectadas, retrabalho constante, perda significativa de produtividade e altos custos operacionais. Além disso, para piorar o cenário, manter uma equipe interna atualizada demanda investimentos recorrentes em capacitação, infraestrutura e gestão. E isso, é algo que nem sempre cabe no orçamento ou no planejamento estratégico da empresa. 

Mesmo com o avanço das ferramentas digitais, muitos negócios ainda perdem tempo com tarefas repetitivas, enfrentam falhas de segurança e lidam com sistemas pouco eficientes. Isso custa caro. E não apenas financeiramente, mas também em termos de competitividade. 

O custo invisível de continuar do mesmo jeito 

Deixar de investir em uma estrutura de TI eficiente tem um preço alto. A perda de tempo com problemas técnicos reduz o foco da equipe nas atividades estratégicas. Os erros acumulados por falta de automação e integração impactam a experiência do cliente. Além disso, a ausência de um time especializado pode deixar sua empresa vulnerável a ataques cibernéticos e em desacordo com exigências legais, como a LGPD. 

Esses fatores geram custos invisíveis que, somados, corroem os lucros da empresa e comprometem o seu crescimento. 

Outsourcing de TI: a estratégia que gera resultados concretos 

O outsourcing de TI é a terceirização completa ou parcial da área de tecnologia da informação da sua empresa. Em outras palavras, essa solução permite que você tenha acesso imediato a uma equipe altamente qualificada, com processos bem definidos, suporte técnico ágil e foco total em resultados. Tudo isso acontece sem a necessidade de realizar contratações internas, o que representa uma economia significativa de tempo, esforço e recursos financeiros.

Com o outsourcing, sua empresa pode reduzir drasticamente os custos fixos com folha de pagamento, encargos, treinamentos e infraestrutura. Além disso, ganha flexibilidade para adaptar os serviços conforme a demanda do negócio. 

Mais do que economia, o outsourcing de TI promove eficiência em várias frentes. Por exemplo, ele elimina gargalos operacionais que comprometem a rotina, acelera a resolução de problemas com suporte especializado, melhora significativamente a segurança dos dados e, por fim, possibilita uma tomada de decisão mais estratégica com base em dados reais e atualizados.

Por que escolher a RE9 para terceirizar sua TI? 

A RE9 é especialista em soluções de TI para escritórios de advocacia e empresas que buscam alta performance com segurança e inovação. Com mais de 13 anos de mercado, 100+ clientes ativos e 93% de retenção, oferecemos um modelo de outsourcing completo, adaptado à realidade e aos desafios do seu negócio. 

Na prática, isso significa: 

• Atendimento rápido com suporte especializado. 

• Gestão completa da sua infraestrutura e operações de TI. 

• Alocação de profissionais capacitados sob demanda. 

• Monitoramento constante, prevenção de falhas e otimização contínua. 

• Conformidade com LGPD e padrões internacionais de segurança. 

Nosso objetivo é simples: você foca no que faz de melhor, enquanto a RE9 garante que sua tecnologia funcione com excelência. 

Está pronto para transformar sua TI em um diferencial competitivo? 

A sua empresa não precisa continuar lidando com os mesmos problemas técnicos todos os dias. Com o outsourcing de TI da RE9, você economiza tempo, reduz custos e coloca sua operação em outro nível de eficiência. 

Fale com nossos especialistas e descubra como levar sua estrutura de TI para um novo patamar. O futuro do seu escritório começa agora. 

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Você já ouviu falar sobre Inteligência Artificial? Uma nova onda, que parte da revolução tecnológica, e vem ganhando espaço em diversas áreas comerciais e administrativas, otimizando o trabalho de muitas equipes. Na área de advocacia, por exemplo, o Chat GPT para advogados tem sido um forte aliado de muitos escritórios. Mas, você sabe como utilizar o melhor dessa ferramenta?   

Nesse artigo, a RE9 apresenta algumas soluções eficientes e dicas de como domar o programa, para que ele atenda diretamente suas necessidades. Confira e entenda como utilizar corretamente essa vantagem dos tempos atuais.   

O que é o Chat GPT e como ele funciona?  

Antes de iniciar uma explicação assertiva sobre o uso do Chat GPT para advogados, é necessário passar por uma visão mais ampla, que desenhe e esclareça a definição do que realmente é essa ferramenta.  

Lançado em meados  de 2022, o Chat GPT fora idealizado e construído por uma gama de gigantes da tecnologia – com apoio financeiro de diversas empresas e segmentos do mercado, todos apostando em uma única coisa: uma nova era da informação e comunicação.  

Em suma, a ideia principal era se diferir de outros chatbots com sua eficiência avançada, e ter o acesso facilitado para todos. Apesar de seu lançamento recente, a funcionalidade do aplicativo tem sido programada desde 2015, por nomes como Elon Musk e Sam Altman. Entre seus objetivos, são destaque o auxílio educacional e a otimização da produtividade de tarefas.  

Mas, como o Chat GPT aprende?   

Essa é uma pergunta frequente – e muito válida – em meio aos utilizadores da plataforma. Apesar de sua grande base de dados – treinado com mais de um bilhão de palavras -, é muitas vezes necessário guiá-lo. Não porque seu raciocínio é básico, mas porque é prematuro: com sua imensa gama de informações, é fácil que ele se confunda.   

Como e por que implementar o Chat GPT para advogados?  

A resposta, direta e clara, é simples: porque se você não aprender a usar agora, só você não saberá usar. Pense no seguinte: no início da era digital, aqueles que se recusaram a aderir às ferramentas, tiveram grandes prejuízos e dificuldades na hora que foram obrigados a aprender.  

Ainda que divida opiniões, a utilização de inteligência artificial se tornará mais e mais comum – e é impossível parar isso. Por isso, preste atenção em algumas das funções que podem ser utilitárias.  

• Automatização de tarefas repetitivas: diminua o tempo de atividades padrão, como relatórios, e-mails e conteúdos para redes sociais. Isso lhe trará mais espaço e tempo para focar em tarefas mais demoradas e importantes.   

• Organização geral e otimização de demandas: o Chat GPT pode ler arquivos de diversas páginas em menos de um minuto, e fazer resumos ou destacar palavras e trechos importantes de processos. Algo que demoraria horas para um humano, pode ser feito em poucos segundos, com um único prompt.   

• Redução do tempo de pesquisa legal: ainda que com necessidade de revisão, é possível comparar processos e fazer buscas judiciais superficiais pelo aplicativo.  

• Geração de minutas e documentos: gere minutas, contratos e petições formais de maneira simples – utilizando poucas perguntas, e um tempo menor que dez minutos.  

• Revisão e análise de documentos: o Chat GPT pode ajudar na revisão de documentos, destacando pontos importantes e sugerindo melhorias.  

Quer um insight valioso para um advogado usar o ChatGPT?  

Use o ChatGPT como seu advogado júnior invisível: treine-o com seus próprios modelos de petições, jurisprudências favoritas e estilo de escrita — e ele estará sempre pronto para gerar rascunhos, revisar argumentos ou sugerir teses em segundos, mesmo de madrugada, com a sua ‘voz’  a grande maioria, isso compõe o básico do que pode ser seguido eficientemente pelo aplicativo.  

Aplicações práticas do Chat GPT para advogados  

Agora que os destaques das funções principais já foram apresentados, é necessário passar um pente fino em como exatamente fazer isso.  

Primeiramente, é preciso ter conhecimento sobre ‘prompts’. Basicamente, prompts é o nome do grupo de comandos – ou o comando individual – feito para que a ferramenta siga. Ou seja: o que você escreve antes de gerar uma resposta.  

Esses comandos precisam ser específicos e, quanto mais bem descritos, melhor. Variam especificamente diante  da sua necessidade, mas, algumas dicas para a resposta soar melhor são:  

1. Antes de iniciar o comando, faça perguntas. Isso ‘esquentará’ a máquina; por exemplo, se você quer falar de alguma empresa específica em seu processo, pergunte à IA se ela conhece essa empresa, e a deixe pesquisar. Isso trará uma resposta melhor contextualizada.   

2. Evite lacunas. Descreva exatamente o que você precisa e, se necessário, envie arquivos que sirvam para melhor compreensão da máquina.  

3. Gere os mesmos prompts mais de uma vez. Isso ajudará a encontrar uma resposta mais clara, e guiará melhor a máquina.  

4. Crie prompts mestres reutilizáveis e use a inteligência artificial como aliada para aprimorá-los continuamente, garantindo resultados cada vez mais precisos e alinhados ao seu estilo jurídico.” 

5. Você pode criar um GPT “jurídico” personalizado, já com seu prompt mestre salvo (ex: para petições iniciais, pareceres, respostas a clientes, análise de cláusulas, etc.). Assim, você mantém qualidade e padronização, sem reescrever instruções toda vez. Por último, em vez de copiar prompts genéricos, use o ChatGPT como um laboratório de ideias: descreva seu objetivo jurídico, o contexto do caso e o resultado que deseja alcançar — e construa, em conjunto com o modelo, o seu próprio prompt estratégico, moldado ao seu estilo e à sua área de atuação. 

Por último, em vez de copiar prompts genéricos, use o ChatGPT como um laboratório de ideias: descreva seu objetivo jurídico, o contexto do caso e o resultado que deseja alcançar — e construa, em conjunto com o modelo, o seu próprio prompt estratégico, moldado ao seu estilo e à sua área de atuação.

Pode usar um prompt mestre que vai te gerar prompts para usar na ferramenta:  

Desafios e cuidados ao implementar o Chat GPT 

Como dito previamente, ainda que o Chat GPT seja uma ferramenta útil e de muito prestígio para aqueles que buscam uma otimização organizada, há algumas coisas a serem consideradas.  

Mesmo com perguntas ‘bússola’ – que guiam as respostas do aplicativo -, é necessário sempre confirmar as informações oferecidas por ele, e utilizar de seu conhecimento prévio sobre o assunto. Isso porque, entre as IAs, existe um ‘erro’ frequente. 

Nomeadas de ‘alucinações’, o termo é designado para quando a ferramenta inventa ou sugere algo erroneamente. É comum, e acontece principalmente quando há lacunas nas informações apresentadas ou solicitadas. Ou seja, é preciso ser extremamente específico na hora de questionar.   

Lembre-se também,  que a inteligência artificial se utiliza de informações disponíveis na internet, e introduzidas por você ou outro usuário. Às vezes, não é possível atestar sua veracidade, o que pode prejudicar sua condução ou processo.  

Além disso, é aconselhável o uso da versão paga. Não apenas por ser consideravelmente mais assertiva, mas por apresentar uma cláusula de segurança de dados específica, que impede que seu conteúdo seja reutilizado. Numa área onde a privacidade é importante, esse é um fator a ser considerado.  

Por isso, lembre-se sempre de que a IA não pode se responsabilizar, e é unicamente você quem toma frente e assina pela fidedignidade dos fatos por ela apresentados.  

Quer implementar inteligência artificial em seu negócio? 

Entre em contato com a RE9 ainda hoje, e consulte nosso Instagram. 

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Muito se discute em como a tecnologia altera a realidade do mercado jurídico. Para quem acompanhou essa evolução nos últimos anos é possível perceber o espaço conquistado pela automação, com soluções que entregam agilidade e qualidade. 

Evoluindo um pouco mais, quando poderíamos imaginar que termos como machine learning, artificial intelligence, entre outros, fariam parte do vocabulário dos advogados, que estão cada vez mais inseridos nesse contexto “tecnológico”.

Eis que há poucos dias, me deparo com uma matéria divulgada em diversas plataformas digitais, dentre elas a amodireito.com.br, com uma informação difundida pela startup de consultoria jurídica, DoNotPay: Primeiro “advogado robô” do mundo vai defender réu no Tribunal.

Talvez um artigo explicativo, usando minhas palavras de forma simples, pudesse atrair a curiosidade dos apaixonados por tecnologia. Ou mais, impactar diversos advogados que ainda devem ficar atônitos com tantas mudanças em uma área que sempre teve características conservadoras.

Porém, resolvi ir um pouco além. Segui uma sugestão de meu sócio e amigo, de transcrever um “artigo” elaborado por um “robô”. Para isso, acessei o ChatGPT, mesma tecnologia utilizada pela DoNotPay.

O que o ChatGPT, da OpenAI, poderia nos explicar sobre o “Advogado Robô”?

“The “robot lawyer” use artificial intelligence and machine learning in the legal field to automate tasks, assist lawyers, and improve legal services.

Some of the benefits of using robot lawyers include:

Increased efficiency and speed: Robot lawyers can quickly and accurately analyze large amounts of data and legal documents, which can save time and resources for lawyers and their clients.

Reduced costs: Automating tasks with robot lawyers can help reduce the cost of legal services for clients, as well as increase profitability for law firms.

Improved accuracy: By using machine learning algorithms, robot lawyers can be trained to identify patterns and make predictions, which can help improve the accuracy of legal analysis.

Access to legal services for more people: By automating some of the more routine legal tasks, robot lawyers can help make legal services more accessible to people who might not otherwise be able to afford them.

However, the implementation of robot lawyers also raises some concerns, such as job losses, lack of human empathy, and the possibility of bias in the AI systems.

In summary, the use of robot lawyers is a hot topic in the legal field and the technology is still in its early stages of development. It is expected that the use of AI in the legal field will continue to grow in the coming years, but the extent to which it will replace human lawyers is still uncertain.“

O mais interessante nessa “consulta”, é que fazendo a mesma pergunta ou falando sobre um mesmo assunto diversas vezes, ele nos traz respostas novas, porém com o mesmo significado.

Você consegue entender para onde a tecnologia está nos levando, não só em nossa vida pessoal, mas em nossa vida profissional? Você está preparado para trilhar esse caminho?

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